Op 16 augustus 2000 werd de Bewonersvereniging Oude Leede (BOL) opgericht door notaris mr. M. B. J. Kramers te Pijnacker, waarbij de STATUTEN van de vereniging zijn vastgesteld. Deze statuten zijn onverminderd geldig en van toepassing. In de loop der tijd zijn enkele huishoudelijke regels afgesproken die in diverse notulen van vergaderingen zijn opgenomen. Om een goed overzicht van deze afspraken te hebben is in 2019 begonnen met het vaststellen van een Huishoudelijk Reglement. Met het nieuwe huishoudelijk reglement vervallen voorgaande afspraken en regels. De statuten blijven geldig en dienen als basis voor het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement wordt geleidelijk uitgebreid en geactualiseerd en telkens ter goedkeuring door het bestuur voorgelegd aan de Algemene LedenVergadering. In geval statuten en huishoudelijk reglement niet voldoen, beslist het bestuur.
1 Samenstelling bestuur
Tijdens de algemene ledenvergadering in oktober 2020 is het bestuur van de BOL als volgt vastgesteld.
| Marien van Leeuwen | Voorzitter |
| Rob van Paassen | Vicevoorzitter |
| Wendy Hogervorst | Secretaris |
| Henk van der Steen | Penningmeester |
| Kristel Verhagen | Bestuurslid |
| Dirk Gravesteijn | Bestuurslid |
2 Benoeming bestuursleden
De statuten vereisen minimaal 5 bestuursleden, waarvan elk jaar tenminste één lid aftreedt volgens een door bestuur vastgesteld rooster. Als er 5 bestuursleden zouden zijn, is de zittingsduur van een lid gedurende een periode dus 5 jaar. Aangezien dit een lange periode is, heeft het bestuur destijds besloten om de zittingsduur per periode maximaal 3 jaar te laten zijn. Het bestuur onderhoudt daarvoor een rooster van aftreden.
| Rooster van aftreden bestuursleden | ||
| Naam | Bestuurder sinds | Periode 3 jaar eindigt en is moment van aftreden |
| Marien van Leeuwen | 1-11-2020 | 1-11-2023 |
| Rob van Paassen | 12-04-2010 | 1-4-2022 |
| Wendy Hogervorst | 16-10-2019 | 1-10-2022 |
| Henk van der Steen | 14-10-2015 | 1-10-2021 |
| Kristel Verhagen | 1-11-2020 | 1-11-2023 |
| Dirk Gravesteijn | 01-04-2019 | 1-4-2022 |
De statuten definiëren geen maximale duur voor een bestuurslid. Aftredende bestuursleden zijn mogelijk herkiesbaar na elke periode.
In aanvulling op artikel 9.8 van de statuten schrijft het bestuur in ieder geval binnen twee maanden een algemene ledenvergadering uit als het bestuur door wat voor reden dan ook uit minder dan 5 bestuursleden gaat bestaan.
3 Vertegenwoordiging Bestuur
3.1 Vertegenwoordiging bestuur
De vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur vindt altijd plaats door twee leden van het bestuur waarbij altijd minstens twee van volgende functionarissen deelnemen: voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester. Alleen als er een volmacht is gegeven (zie Statuten artikel 11.3) kan de vertegenwoordiging door 1 persoon plaatsvinden.
3.2 Taken bestuur
3.2.1 Voorzitter Marien van Leeuwen
- Zit de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen voor,
- Stelt in overleg met de secretaris de agenda op voor deze vergaderingen,
- Ziet toe dat besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergaderingen goed worden uitgevoerd,
- Wordt bij afwezigheid vervangen door de vicevoorzitter,
- Verzorgt personen gegevensbescherming (AVG).
3.2.2 Vicevoorzitter Rob van Paassen
- Is bij voorkeur niet de secretaris of de penningmeester,
- Neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens taken over,
- Is de website beheerder en facebookpagina beheerder, met back-up van Kristel Verhagen,
- Volgt ruimtelijke ontwikkeling en verkeer,
- Deelnemer ondernemersfonds.
3.2.3 Secretaris Wendy Hogervorst
- Bereidt bestuursvergaderingen voor,
- Stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor de bestuursvergaderingen,
- Stelt in overleg met het bestuur de agenda op voor de ledenvergaderingen,
- Draagt zorg voor de algemene correspondentie van de vereniging en het samenstellen van notulen, rapporten en verslagen,
- Schrijft het activiteiten jaarverslag,
- Heeft de zorg over de documentatie en het archief van de vereniging,
- Is contactpersoon voor oudpapier- en textielcontainer met Gemeente en Avalex,
- Is back-up voor penningmeester en stemt dit af met penningmeester.
3.2.4 Penningmeester Henk van der Steen
- Beheert de ledenadministratie en de geldmiddelen van de vereniging,
- Draagt zorg voor het innen van de contributie en anderen gelden,
- Betaalt rekeningen,
- Zorgt voor het bijhouden van een overzichtelijke boekhouding,
- Stelt het financieel jaarverslag op en schakelt kascommissie in ter controle,
- Is verantwoording schuldig voor zijn beheer aan het bestuur en de algemene ledenvergadering en geeft het bestuur en de algemene ledenvergadering tweemaal per jaar een overzicht van de financiële toestand van de verenging,
- Maakt een begroting voor het komende jaar waarin opgenomen de vastgestelde begrotingen van eventuele commissies,
- Verzorgt huishoudelijk reglement,
- Is ambassadeur aanleg glasvezel internet,
- Coördineert WOL-belcirkels,
- Is back-up voor secretaris en stemt dit af met secretaris.
3.2.5 Bestuurslid Dirk Gravesteyn
- Volgt omgeving natuur en milieu,
- Neemt deel in Milieuplatform.
3.2.6 Bestuurslid Kristel Verhagen
- Volgt bestemmingsplannen,
- Beheert samen met Rob van Paassen website.
3.3 Back-up van taken in het bestuur
Verschillende bestuursleden hebben verschillende taken. Om voor continuïteit te zorgen als een van de bestuursleden plotseling wegvalt, zijn enkele primaire taken als back-up taken toegewezen aan een ander bestuurslid. Zie 3.2 Taken bestuur.
4 Lidmaatschap en contributie
4.1 Lidmaatschap
De statuten bepalen dat iedereen ouder dan 18 jaar en wonende in Oude Leede lid kan zijn van de BOL. Het bestuur verruimt deze voorwaarde door te bepalen dat mensen uit omliggende gemeenten ook lid kunnen zijn als men voorheen in Oude Leede heeft gewoond en lid is geweest. Deze afwijkende lidmaatschappen worden goedgekeurd in een bestuursvergadering.
Men kan zich aanmelden bij de penningmeester die ook de ledenadministratie verzorgt.
E-mail naar bol.penningmeester@oudeleede.nl.
4.2 Contributie
De contributie bedraagt €5 per persoon per jaar. De contributie dient voldaan te worden binnen het lopende kalenderjaar aan de penningmeester.
Het bankrekeningnummer is NL79 RABO 0142 8416 09.
Het Bestuur heeft bepaald dat het lidmaatschap tijdens het lopende jaar van aanmelding gratis is.
4.3 Einde Lidmaatschap
Het lidmaatschap eindigt
- Door schriftelijke opzegging door een lid zonder opzegtermijn,
- Door overlijden,
- Door ontzetting door de algemene ledenvergadering,
- Door schriftelijk opzeggen namens de vereniging, zie toelichting hierna. Als de contributie na afloop van het kalenderjaar na twee herinneringen per e-mail en eenmaal per post niet binnen een maand is betaald, wordt het lidmaatschap beëindigd. Het einde van het lidmaatschap wordt schriftelijk aan het uittredende lid bevestigd.
5 Geldmiddelen en Kascommissie
5.1 Tegoeden en schulden
De penningmeester beheert bankrekeningen op naam van de BOL bij de Rabobank.
Er zijn drie rekeningen.
- Een rekening (…09) voor algemene betalingen en ontvangsten, inclusief de contributies,
- Een rekening (…58) voor het beheer van het buurthuis “t Oude Laarsje. Zie hoofdstuk 10,
- Een spaarrekening (…30).
Het bestuur beslist in meerderheid over
- De aanwijzing van een of meerdere instellingen of banken waarbij de kasgelden van vereniging, voor zover deze de 250 euro te boven gaan, worden geplaatst.
- De grootte van de bedragen die door de penningmeester bij genoemde instellingen of banken kunnen worden opgenomen.
5.2 Kascommissie
De kascommissie bestaat uit tenminste twee leden, waarbij jaarlijks een nieuw lid toetreedt ter vervanging van het lid dat deze taak al twee achtereenvolgende jaren heeft uitgevoerd.
De leden van de kascommissie worden tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering gekozen.
De taken van de kascommissie zijn:
- Het controleren van de boekhouding van de vereniging,
- Het controleren van de contributiebetalingen,
- Controle van het door de penningmeester en het bestuur uit te brengen financieel jaarverslag
- Na goedkeuring deze documenten ondertekenen en een verklaring van décharge van het bestuur afgeven die in de algemene ledenvergadering aan de leden wordt gepresenteerd ter goedkeuring.
| Samenstelling kascommissie | |||
| Financieel jaar | Lid 1 | Lid 2 | Reserve |
| 2019 in2020 | Niek Nootenboom | Hans v Adrichem | |
| 2020 in 2021 | Hans v Adrichem | Adriaan Roest Crollius | Gert-Jan v Dam |
| 2021 in 2022 | Adriaan Roest Crollius | Gert-Jan v Dam | |
| 2022 in 2023 | Gert-Jan v Dam | n.t.b. | |
6 Ledenadministratie, Privacyverklaring
6.1 Ledenadministratie
De ledenadministratie wordt bijgehouden in een Excel bestand dat wordt onderhouden door de penningmeester. In dit Excel bestand worden de volgende gegevens bijgehouden:
- Naam,
- Adres,
- Postcode en woonplaats,
- Telefoonnummer,
- Email-adres,
- Status van betaling contributie.
Het Excelbestand (zonder status betaling) wordt op verzoek aan alle bestuursleden in pdf-formaat ter beschikking gesteld voor communicatiedoeleinden.
Het bestand wordt op twee fysiek gescheiden plaatsen bewaard, thuis en in de “cloud” en bij de secretaris. Hiervoor wordt het bestand minimaal 1 keer per maand als back-up doorgegeven, waarbij de penningmeester de “master” behoudt.
6.2 Privacyverklaring
In het kader van de dienstverlening verwerkt de BOL-persoonsgegevens. Door middel van een privacyverklaring, opgesteld door de vereniging, informeert de BOL hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. De privacyverklaring is op de website van de vereniging geplaatst en kan op verzoek aan leden beschikbaar worden gesteld.
7 Werkwijze bestuur
Het bestuur werkt overeenkomstig volgende richtlijnen:
- Tweemaal per jaar wordt een ledenvergadering gehouden. In april is dat de algemene ledenvergadering ook wel voorjaarsvergadering genoemd en in oktober is er de najaarsvergadering.
- Ten minste driemaal per jaar wordt een bestuursvergadering gehouden en verder wanneer dit door de voorzitter of ten minste twee bestuursleden nodig wordt gevonden.
- De oproep met agenda voor de vergaderingen gebeurt minstens 7 dagen tevoren, behalve in spoedeisende gevallen.
- De secretaris maak notulen van hetgeen besproken en besloten is. Deze notulen worden in de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld. De verslagen worden tenminste 5 jaar na vaststelling bewaard.
- Besluiten kunnen slechts genomen worden over onderwerpen die bij de agenda zijn medegedeeld.
- Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen in een vergadering waar ten minste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Is het vereiste aantal niet aanwezig, dan wordt een tweede vergadering bijeengeroepen waarin ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden besluiten kunnen worden genomen over de punten die op de agenda stonden.
- Alle besluiten worden door het bestuur genomen met meerderheid van stemmen. Een blanco stem is geen stem. Bij stakende stemmen is het voorstel verworpen.
- Als een bestuurslid dit wenst, wordt schriftelijk gestemd. Een bestuurslid kan zijn stem met een schriftelijke volmacht door een ander bestuurslid laten uitbrengen.
- Bestuursbesluiten worden via de website en een nieuwsbrief aan de leden bekend gemaakt.
- In geval het bestuur een of meer bestuursleden een volmacht geeft de BOL te vertegenwoordigen, dan wordt deze volmacht schriftelijk vastgelegd. Deze volmacht wordt tijdens de volgende algemene ledenvergadering bekend gemaakt.
- Het bestuur houdt zich op de hoogte van lopende ontwikkelingen in en om Oude Leede. Belangrijke onderwerpen komen op de agenda van de bestuursvergadering. Deze onderwerpen worden gevolgd en besproken.
8 Documentatie, IT, website
8.1 Apparatuur en software
Er worden door bestuursleden verschillende digitale systemen gebruikt, altijd op hun eigen PC, laptop of telefoon. De BOL heeft geen eigen computers en software. De meest belangrijke systemen en bestanden zijn typisch de volgende:
- MS Word en Adobe Acrobat Reader voor
- Uitnodigingen en agenda’s voor vergaderingen,
- Notulen van vergaderingen,
- Nieuwsbrieven naar leden,
- E-mail voor communicatie,
- Whatsapp voor communicatie (BOL bestuur),
- Facebook voor informele communicatie ,
- Website voor informatie van de BOL (oudeleede.nl),
- MS PowerPoint voor presentaties,
- MS Excel voor ledenadministratie.
8.2 Opslag en back-up
Aangezien de BOL zelf geen IT apparatuur heeft, werken bestuursleden met hun eigen systemen. De opslag en back-up van computerbestanden gebeurt op hun eigen apparatuur, waarbij de back-up zich op twee plaatsen bevindt, bv thuis en in de “cloud” of bij een ander bestuurslid. Alle documenten zijn of worden gedigitaliseerd naar pdf of jpeg.
8.3 Bewaren van bestanden
Er zijn bestanden die altijd bewaard worden:
- Statuten,
- Huishoudelijk reglement,
- Jaarverslagen,
- Contracten,
- Notulen.
Volgende bestanden worden ten minste 5 jaar bewaard:
- Ledenadministratie,
- Papier post,
- Email.
In ieder geval worden alle bestanden zolang bewaard als wettelijk nodig is.
8.4 Toegang
De volgende stukken zijn openbaar en opvraagbaar door de leden via de secretaris. De verspreiding van deze stukken wordt vóór verspreiding goedgekeurd door het bestuur.
- Verslagen van de algemene ledenvergaderingen,
- Nieuwsbrieven,
- Jaarverslag activiteiten,
- Jaarverslag financiën,
- Rapport kascommissie.
De verslagen van bestuursvergaderingen zijn niet openbaar voor leden en alleen beschikbaar voor bestuursleden.
8.5 Archief oud spul
Sinds de BOL bestaat zijn er diverse (papieren) documenten verzameld. Het betreft twee dozen vol, waarvan de bedoeling is dit nog eens uit te zoeken en te digitaliseren. Deze documenten hebben vaak nostalgische waarde. Misschien is dit interessant vrijwilligerswerk?
9 Communicatie met leden en buitenwereld
9.1 Gebruik email-adressen:
Er is voor de BOL een aantal email-adressen aangemaakt die dienen voor het volgende:
bol@oudeleede.nl voor algemene communicatie van en naar de BOL,
bol.voorzitter@oudeleede.nl voor communicatie naar en van de voorzitter,
bol.secretaris@oudeleede.nl voor communicatie van en naar de secretaris en het verspreiden van berichten onder de leden,
bol.penningmeester@oudeleede.nl voor communicatie van en naar de penningmeester en communicatie over de ledenadministratie,
webmaster@oudeleede.nl voor berichten naar en van de webmaster.
De binnenkomende en uitgaande mails worden met elkaar gedeeld en zijn beschikbaar voor bestuursleden. Het delen van deze berichten kan door een periodiek overzicht of door het doorsturen van de berichten.
10 Buurthuis
De BOL maakt gebruik van buurthuis Het Oude Laarsje dat is gevestigd aan de Oude Leedeweg 62a in Oude Leede (2641NS Pijnacker).
Het buurthuis is eigendom van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp. De BOL huurt dit buurthuis van de Gemeente. Daarvoor is een huurcontract opgesteld en betaalt de BOL huur en onkosten aan Gemeente. Gemeente betaalt voor groot onderhoud en de BOL neemt klein onderhoud voor haar rekening.
Het buurthuis heeft een internetaansluiting met wifi en telefoon. Tel 015 879 5152.
Bij de ingang hangt een AED-toestel, toegankelijk voor iedereen bij noodgevallen.
Op het terrein bij het buurthuis staan speeltoestellen waar de jeugd van Oude Leede gebruik van mag maken.
Voor het functioneren van het buurthuis heeft het bestuur een beheerder aangesteld. De beheerder doet dit werk als vrijwilliger onbetaald en niet verplicht. De beheerder, in dit geval een echtpaar, is Cock en Ida van der Ploeg bij wie men afspraken kan maken voor het gebruik van het buurthuis.
Telefoon 06 2656 4009
E-mail cockenida@gmail.com
Er is een grote groep vrijwilligers die ingeschakeld kunnen worden bij activiteiten in het buurthuis. Het buurthuis wordt gebruikt voor diverse doeleinde zoals
- Het houden van vergaderingen inclusief de algemene ledenvergadering,
- Informatiebijeenkomsten voor leden over bepaalde onderwerpen,
- Hobby activiteiten bijvoorbeeld kaarten,
- Activiteiten met kinderen bijvoorbeeld de Kids Club,
- Gezelligheidsbijeenkomsten,
- Stemlokaal bij verkiezingen.
Een kleine financiële vergoeding wordt gerekend voor het gebruik van de locatie.
De BOL heeft een bankrekening specifiek voor het buurthuis die beheerd wordt door de beheerder.
Wat betreft financiën, bankrekening en kas rapporteert de beheerder aan de penningmeester van de BOL. De financiën van het buurthuis worden opgenomen in het jaarverslag financiën van de BOL.
11 Vrijwilligersverzekering
De Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft in 2009 een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers die actief of woonachtig zijn in de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
11.1 Vrijwilliger
Een vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Uitgesloten zijn vrijwillige brandweer en vrijwillige politie.
11.2 Mantelzorger
Dit is geen vrijwilliger in de zin van de polis. De mantelzorger is toch meeverzekerd op het onderdeel Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering vanwege de bijzondere maatschappelijke positie in onze samenleving.
11.3 Maatschappelijke stagiair
Sinds 1 januari 2011 is een maatschappelijke stage voor jongeren verplicht. Het doel van een maatschappelijke stage is om jongeren kennis te laten maken met vrijwilligerswerk. Maatschappelijke stagiairs worden dikwijls gezien als “Vrijwilligers van de toekomst”. Vandaar dat de maatschappelijke stagiairs meeverzekerd zijn op de VNG Vrijwilligerspolis.
De vrijwilligersverzekering heeft geen leeftijdsgrenzen.
11.4 Basispolis en Pluspolis
De Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft voor haar vrijwilligers de volgende verzekeringspakketten afgesloten.
Basispolis
- Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers,
- Aansprakelijkheidsverzekering*.
Pluspolis
- Aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen*,
- Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers*,
- Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen*,
- Rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers*.
* Deze verzekeringen zijn niet van toepassing op mantelzorgers.
11.5 Schade melden
In geval van schade vraagt men het digitale schadeformulier aan bij het Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp. Voor hulp of vragen bij het invullen, bel 015-361 7570 op werkdagen tussen 9.00 en 15.00 uur.
De uitgebreide voorwaarden zijn terug te vinden op de website van Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp.
12 Commissies
Voor bepaalde specifieke activiteiten kan het bestuur een commissie met een opdracht instellen. Alleen leden van de BOL kunnen lid zijn van een commissie. Voor het uitvoeren van de opdracht rapporteert de commissie aan het bestuur. Commissies bestaan tijdelijk en na afloop van de activiteit wordt de commissie ontbonden.
Voor kascommissie, zie 5.2.
13 Oud papier en textiel
Bij het trapveld staan containers om oud papier en oude textiel in te deponeren. De containers worden maandelijks geleegd door Avalex. BOL heeft een overeenkomst met Gemeente over de vergoeding hiervoor. Het papier levert € 0,13 per kg op en textiel € 0,25 per kg. Er is een garantiebedrag van € 500 per jaar voor papier over 2020, 2021 en 2022. De opbrengsten komen ten goede aan de BOL, die het geld kan besteden aan algemene nuttige doelen in Oude Leede.