Op 16 augustus 2000 werd de Bewonersvereniging Oude Leede (BOL) opgericht door notaris mr. M. B. J. Kramers te Pijnacker, waarbij de STATUTEN van de vereniging zijn vastgesteld. Deze statuten zijn onverminderd geldig en van toepassing. In de loop der tijd zijn enkele huishoudelijke regels afgesproken die in diverse notulen van vergaderingen zijn opgenomen. Om een goed overzicht van deze afspraken te hebben is in 2019 begonnen met het vaststellen van een Huishoudelijk Reglement. Met het nieuwe huishoudelijk reglement vervallen voorgaande afspraken en regels. De statuten blijven geldig en dienen als basis voor het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement wordt geleidelijk uitgebreid en geactualiseerd en telkens ter goedkeuring door het bestuur voorgelegd aan de Algemene LedenVergadering. In geval statuten en huishoudelijk reglement niet voldoen, beslist het bestuur.
1. Algemene bepalingen
- Vereniging: Bewonersvereniging Oude Leede
- Huishoudelijk Reglement: HHR
- Algemeen bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene leden. Het algemeen bestuur houdt regelmatig een bestuursvergadering waarin besluiten genomen kunnen worden bij meerderheid van stemmen.
- Algemene ledenvergadering (ALV): de vergadering van het algemeen bestuur met de leden van de vereniging. Deze vindt twee keer per jaar plaats in het voorjaar en najaar.
- Statuten: zoals opgenomen in het document van notaris mr. M.B.J. Kramers te Pijnacker d.d. 16-08-200 of een latere versie.
- Jaarstukken: bevat het financieel verslag (balans en resultatenrekening), de begroting nieuwe jaar, verslag Kascontrole commissie en het verslag van de ledenvergadering.
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is vastgesteld.
2. Algemeen bestuur
Het algemeen bestuur bestaat uit minimaal 5 bestuursleden, waarvan elk jaar tenminste één lid aftreedt volgens een door bestuur vastgesteld rooster. Als er 5 bestuursleden zouden zijn, is de zittingsduur van een lid gedurende een periode dus 5 jaar. Aangezien dit een lange periode is, heeft het bestuur destijds besloten om de zittingsduur per periode maximaal 3 jaar te laten zijn. Het bestuur onderhoudt daarvoor een rooster van aftreden.
De samenstelling van het bestuur is te vinden via de website: http://oudeleede.nl/bestuur/.
Er is geen maximale zittingsduur voor een bestuurslid. Aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen na elke periode.
In aanvulling op artikel 9.8 van de statuten schrijft het bestuur binnen twee maanden een algemene ledenvergadering uit als het bestuur door wat voor reden dan ook uit minder dan 5 bestuursleden gaat bestaan.
3. Huishoudelijk Reglement
Wijzigingen en/of aanvullingen van het HHR kunnen slechts plaatsvinden bij besluit van de Algemene ledenvergadering. Tenminste 60% van de aanwezige leden dienen in te stemmen met de wijzigingen.
4. Vertegenwoordiging Bestuur
De vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur vindt altijd plaats door twee leden van het bestuur waarbij altijd minstens een van volgende functionarissen deelneemt: voorzitter, secretaris of penningmeester. Alleen als er een volmacht is gegeven (zie Statuten artikel 11.3) kan de vertegenwoordiging door 1 persoon plaatsvinden.
5. Taken bestuur
5.1 Voorzitter
De voorzitter is het eerste aanspreekpunt. Binnen het Algemeen Bestuur heeft de voorzitter de meest centrale taak namelijk leidinggeven aan het Algemeen Bestuur en met elkaar leidinggeven aan het samenwerkingsproces.
Taken van de voorzitter:
- Bereidt de ALV en de bestuursvergaderingen voor in overleg met de secretaris.
- Leidt vergaderingen en zorgt voor een proactieve besluitvorming.
- Vertegenwoordigd de vereniging, de voorzitter is het gezicht van de vereniging.
- Blijft op de hoogte van maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen op het terrein van beleid en bestuur zover van toepassing op de vereniging. Stelt het Algemeen bestuur van deze ontwikkelingen op de hoogte.
- Stelt samen met de secretaris het beleidsplan voor de komende periode op.
- Ziet toe dat besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergaderingen goed worden uitgevoerd.
- Wordt bij afwezigheid vervangen door de vicevoorzitter.
- Verzorgt personen gegevensbescherming (AVG).
5.2 Vicevoorzitter
De vicevoorzitter neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens taken waar.
Taken van de vicevoorzitter:
- Neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens taken over.
5.3 Secretaris
De secretaris is het geheugen van de organisatie. Verzorgt een toegankelijk informatiesysteem waarin het makkelijk zoeken is naar documenten, verslagen en contracten.
Taken van de secretaris zijn:
- Treedt op als informatiepunt voor Algemeen Bestuur en buitenstaanders.
- Is aanspreekpunt voor afspraken met Gemeente en andere organisaties.
- Zorgt ervoor dat post/mail op tijd wordt beantwoord.
- Stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor de bestuursvergaderingen.
- Stelt in overleg met het bestuur de agenda op voor de ledenvergaderingen.
- Draagt zorg voor het beschikbaar zijn van een vergaderlocatie voor de vergadering van het Algemeen Bestuur.
- Stuurt vergaderstukken, verslagen en de agenda naar de leden van het Algemeen Bestuur.
- Draagt zorg voor de algemene correspondentie van de vereniging en het samenstellen van notulen, rapporten en verslagen.
- Schrijft het activiteiten jaarverslag.
- Stelt samen met de voorzitter het beleidsplan en het jaarverslag op.
- Heeft de zorg over de documentatie en het archief van de vereniging.
- Verzamelt relevante informatie, ordent en beheert een toegankelijk archief.
- Bewaakt de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
5.4 Penningmeester
Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het geld. De penningmeester bereidt de beslissing die over het geld gemaakt worden voor en vertaald het inhoudelijke beleid naar een financieel overzicht. De penningmeester geeft antwoord in cijfers. Dat betekent dat de penningmeester over goed financieel inzicht moet beschikken. Het is goed mogelijk dat de penningmeester de boekhouding aan anderen uitbesteedt, waarbij het van belang is dat hij of zij voldoende inzicht heeft om het werk van de boekhouder of kwaliteit te kunnen beoordelen.
Taken van de penningmeester zijn:
- Beheert de geldmiddelen van de vereniging.
- Betaalt rekeningen, controleert en beoordeelt de financiële gegevens.
- Draagt zorg voor het innen van de contributie en anderen gelden.
- Zorgt voor het bijhouden van een overzichtelijke boekhouding.
- Stelt het financieel jaarverslag op en schakelt kascommissie in ter controle.
- Maakt een begroting voor het komende jaar waarin opgenomen de vastgestelde begrotingen van eventuele commissies.
- Is verantwoording schuldig voor zijn beheer aan het Algemeen Bestuur en de algemene ledenvergadering en geeft het Algemeen Bestuur en de algemene ledenvergadering tweemaal per jaar een overzicht van de financiële toestand van de verenging.
- Zorgt voor eventuele fondsenwerving en het opzetten van een netwerk voor het verwerven van financiële middelen.
- Regelmatig overleg met de ledenadministrateur over de financiële administratie van de leden.
5.5 Ledenadministrateur
Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijkheid voor een goede ledenadministratie. De ledenadministratie is een cruciale taak binnen de bewonersvereniging. Het stelt het Algemeen Bestuur in staat om de contributie effectief te innen, geeft inzicht in de samenstelling van de leden en zorgt voor een goede organisatie van de bewonersvereniging.
Taken van de ledenadministrateur zijn:
- Het beheren van het ledenbestand.
- Het beschermen van de privacygegevens van de leden.
- Het innen van de contributie en het aanschrijven van leden met een achterstand in betalingen.
- Het benaderen van nieuwe bewoners met een welkom brief en de mogelijkheid om lid te worden van de bewonersvereniging.
- Regelmatig overleg met de penningmeester over de financiële administratie van de leden.
5.6 Algemeen Bestuurslid
Elk algemeen bestuurslid heeft een eigen taak en verantwoordelijkheid binnen de vereniging. Bestuursleden zorgen voor een breed draagvlak voor de organisatie.
De taken van een algemeen bestuurslid:
- Promotie en acquisitie van de bewonersvereniging.
- Voorstellen doen en beleidsontwikkelingen bewaken en bijsturen.
- Belangenbehartiging voor Algemene bestuursleden
- Optreden als vertegenwoordiger van het Algemeen Bestuur.
Specifieke Algemene Bestuurstaken zoals o.a. de taken die hieronder zijn gespecificeerd worden onder de Algemene Bestuursleden verdeeld naar kennis en kunde. Deze taken kunnen wisselend door de bestuursleden worden uitgevoerd en de verantwoordelijken worden gepubliceerd op de website: http://oudeleede.nl/bestuur/
Het betreft de volgende taken:
- AVG (Algemene verordening Gegevensbescherming)
Zorg dragen voor het vaststellen en onderhouden van de AVG. Daarnaast controleren dat de AVG wordt nageleefd (o.a. het gebruik van content van derden zonder toestemming).
- Huishoudelijk Regelement
Het onderhouden van het huishoudelijk reglement en het beantwoorden van vragen hierover.
- Ruimtelijke ordening en verkeer
Het volgen van de ontwikkelingen op het gebied van ruimtelijke ordening en verkeer in de Oude Leede.
- WOL App (Waarschuwingssysteem Oude Leede)
Het coördineren van de WOL-belcirkels en het bijhouden van de WhatsApp groepen.
- Contactpersoon voor Gemeente en Avalex in het kader van Oud papier- en Textielcontainer
Zorgdragen voor het plaatsen en publiceren van de data waarop de containers op het trapveld staan.
De BOL heeft een overeenkomst met de gemeente voor een vergoeding voor het oud-papier en textiel.De opbrengsten komen ten goede van de BOL, die het geld kan besteden aan algemeen nuttige doelen in de Oude Leede.
- AED-contact
Contactpersoon voor de vrijwilligersgroep van AED-getrainde en het plannen van de jaarlijkse bijscholing voor deze vrijwilligers.
- Websitebeheer
Het onderhouden van de website, controleren op juistheid en aanspreekpunt voor de contactpersonen die iets op de website hebben geplaatst.
- Social media (Facebookpagina)
Het onderhouden van de Social media en het tegengaan van nepnieuws (ook in eventuele reactie op een bericht)
5.7 Back-up van taken in het bestuur
Verschillende bestuursleden hebben verschillende taken. Om voor continuïteit te zorgen als een van de bestuursleden plotseling wegvalt, zijn enkele primaire taken als back-up taken toegewezen aan een ander bestuurslid.
6. Lidmaatschap en contributie
6.1 Lidmaatschap
De statuten bepalen dat iedereen ouder dan 18 jaar en wonende in Oude Leede lid kan zijn van de BOL. Het bestuur verruimt deze voorwaarde door te bepalen dat mensen uit omliggende gemeenten met een sociale binding met de Oude Leede ook lid kunnen zijn, mits goedgekeurd door het bestuur.
Men kan zich aanmelden bij de ledenadministrateur, E-mail naar bol.ledenadministratie@oudeleede.nl.
6.2 Contributie
De contributie wordt jaarlijks vastgesteld tijdens de najaarsvergadering. De contributie dient voldaan te worden binnen het lopende kalenderjaar en wordt overgemaakt op de bankrekening van de bewonersvereniging. Het bedrag van de contributie is te vinden op: http://oudeleede.nl/contributie/
Het Bestuur heeft bepaald dat het lidmaatschap tijdens het lopende jaar van aanmelding gratis is, onder voorwaarde dat men niet eerder lid is geweest van de bewonersvereniging.
6.3 Einde Lidmaatschap
Het lidmaatschap eindigt:
- Door schriftelijke opzegging door een lid zonder opzegtermijn.
- Door overlijden.
- Door ontzetting door de algemene ledenvergadering.
- Door het niet betalen van de contributie.
Als de contributie na afloop van het kalenderjaar na twee herinneringen per e-mail en eenmaal per post niet binnen een maand is betaald, wordt het lidmaatschap vanuit het bestuur beëindigd.
Het einde van het lidmaatschap wordt schriftelijk aan het uittredende lid bevestigd door de ledenadministrateur.
7. Financiën
7.1 Procuratie
De penningmeester beheert de bankrekeningen die op naam staan van de BOL en dient dit vanuit het belang van de vereniging te beoordelen en onder te brengen.
- De penningmeester heeft een procuratie van 250 euro.
- Bij bedragen tot 500 euro dient een tweede bestuurslid geraadpleegd te worden om de uitgaven te kunnen doen.
- Bij bedragen boven de 500 euro beslist het bestuur in meerderheid over de uitgaven.
Tijdens bestuursvergaderingen wordt een overzicht van de uitgaven besproken en waar nodig bijgestuurd.
7.2 Kascommissie
De kascommissie bestaat uit tenminste twee leden, waarbij jaarlijks een nieuw lid toetreedt ter vervanging van het lid dat deze taak al twee achtereenvolgende jaren heeft uitgevoerd.
De leden van de kascommissie worden tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering gekozen.
De taken van de kascommissie zijn:
- Het controleren van de boekhouding van de vereniging,
- Het controleren van de contributiebetalingen,
- Controle van het door de penningmeester en het bestuur uit te brengen financieel jaarverslag
- Na goedkeuring deze documenten ondertekenen en een verklaring van décharge van het bestuur afgeven die in de algemene ledenvergadering aan de leden wordt gepresenteerd ter goedkeuring.
8. Ledenadministratie, Privacyverklaring
8.1 Ledenadministratie
De ledenadministratie wordt bijgehouden in een Excel bestand dat wordt onderhouden door de ledenadministrateur. In dit Excel bestand worden de volgende gegevens bijgehouden:
- Naam,
- Adres,
- Postcode en woonplaats,
- Telefoonnummer,
- Email-adres,
- Status van betaling contributie.
Het Excelbestand wordt op verzoek aan alle bestuursleden in pdf-formaat ter beschikking gesteld voor communicatiedoeleinden.
Het bestand wordt op twee fysiek gescheiden plaatsen bewaard door de ledenadministrateur en de penningmeester. Hiervoor wordt het bestand minimaal 1 keer per maand als back-up doorgegeven, waarbij de ledenadministrateur de “master” behoudt.
8.2 Privacyverklaring
In het kader van de dienstverlening verwerkt de BOL-persoonsgegevens. Door middel van een privacyverklaring, opgesteld door de vereniging, informeert de BOL hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. De privacyverklaring is op de website van de vereniging geplaatst en kan op verzoek aan leden beschikbaar worden gesteld.
9. Documentatie, IT, website
9.1 Apparatuur en software
Er worden door bestuursleden verschillende digitale systemen gebruikt, altijd op hun eigen PC, laptop of telefoon. Ieder bestuurslid is zelf verantwoordelijk om goed beheer te voeren over de gegevens van de vereniging. Bij vertrek van een bestuurslid worden de wachtwoorden die gezamenlijk worden gebruikt (bijv. websitebeheer) gewijzigd. Indien een bestuurslid geen eigen PC of laptop heeft kan de laptop van de BOL gebruikt worden.
9.2 Opslag en back-up
De BOL heeft zelf geen IT-apparatuur behalve een laptop en tablet voor algemeen gebruik. De bestuursleden werken met hun eigen systemen. De opslag en back-up van computerbestanden gebeurt op hun eigen apparatuur, waarbij de back-up zich op twee plaatsen bevindt, bv thuis en bij een ander bestuurslid. Alle documenten zijn of worden voor zover mogelijk gedigitaliseerd naar pdf of jpg.
9.3 Bewaren van bestanden
Bestanden van de vereniging worden bewaard volgens de wettelijk en belastingrichtlijnen. Fysiek stukken worden alleen in overleg vernietigd. Ieder bestuurslid heeft de taak om een goed beheer te voeren over de bestanden.
9.4 Toegang
De volgende stukken zijn openbaar en opvraagbaar door de leden via de secretaris.
- Verslagen van de algemene ledenvergaderingen.
- Jaarverslag activiteiten.
- Jaarverslag financiën.
- Rapport kascommissie.
De verslagen van de algemene ledenvergadering, nieuwsbrieven en het Huishoudelijk Reglement zijn inzichtelijk via de website van de BOL. De verslagen van bestuursvergaderingen zijn niet openbaar voor leden en alleen beschikbaar voor bestuursleden.
10. Communicatie met leden en buitenwereld
Voor communicatie met leden en de buitenwereld zijn er email-adressen aangemaakt om door de bestuursleden te gebruiken. Indien nodig kan er een extra email-adres aangemaakt worden. Dit wordt besloten in een bestuursvergadering. Alleen de eigenaar van het email-adres heeft het wachtwoord. Uitzondering hierop is het email-adres bol@oudeleede.nl, tot dit mailadres hebben alle bestuursleden toegang.
De binnenkomende en uitgaande mails worden met elkaar gedeeld en zijn beschikbaar voor bestuursleden. Het delen van deze berichten kan door een periodiek overzicht of door het doorsturen van de berichten.
11. Buurthuis
De BOL maakt gebruik van buurthuis Het Oude Laarsje dat is gevestigd aan de Oude Leedeweg 62a in Oude Leede, 2641NS Pijnacker.
Het buurthuis is eigendom van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp. De BOL huurt dit buurthuis van de Gemeente. Daarvoor is een huurcontract opgesteld en betaalt BOL huur en onkosten aan Gemeente. De Gemeente betaalt voor groot onderhoud en BOL neemt klein onderhoud voor haar rekening. Contacten met Gemeente over deze overeenkomst, onderhoud en uitgaven daarvoor verlopen via het BOL-bestuur.
Voor het functioneren van het buurthuis heeft het BOL-bestuur een beheerder aangesteld. De beheerder doet dit werk als vrijwilliger onbetaald en niet verplicht.
De beheerder sinds 1 januari 2023 is Jos Koster bij wie men afspraken kan maken voor het gebruik van het buurthuis.
Telefoon 06 – 1693 3959
E-mail: boloudeleede@gmail.com
Er zijn vrijwilligers die ingeschakeld kunnen worden bij activiteiten in het buurthuis. De beheerder stuurt deze groep vrijwilligers aan.
Het buurthuis wordt gebruikt voor diverse doeleinden zoals
- Het houden van BOL- vergaderingen inclusief de algemene ledenvergaderingen
- Informatiebijeenkomsten voor leden over bepaalde onderwerpen
- Hobby activiteiten, bijvoorbeeld kaarten, yoga
- Activiteiten met kinderen, bijvoorbeeld de Kidsclub
- Gezelligheidsbijeenkomsten
- Stemlokaal bij verkiezingen
- Vergaderingen, presentaties van bv Gemeente, Hoogheemraadschap, Groenzoom
Een kleine financiële vergoeding wordt gerekend voor het gebruik van de locatie en het nuttigen van consumpties.
De BOL heeft een bankrekening specifiek voor het buurthuis die is gedelegeerd naar de beheerder en wordt gebruikt door de beheerder. Wat betreft financiën, bankrekening en kas rapporteert de beheerder aan de penningmeester van de BOL. De financiën van het buurthuis zijn onderdeel van het jaarverslag financiën van de BOL.
De samenwerking tussen BOL-bestuur en beheerder verloopt als volgt, waarbij de beheerder volgende bevoegdheden en taken heeft.
- Regelt het operationele gebeuren in het buurthuis en beheert daarvoor de agenda,
- Maakt afspraken met bezoekers voor bijeenkomsten zoals vergaderingen, kaartavonden, familiefeestjes, hobbyclubs, stemlokaalgebruik,
- Koopt benodigdheden voor bijeenkomsten en klein onderhoud
- Communiceert rechtstreeks met vrijwilligers voor werk in buurthuis,
- Houdt in- en uitgaven bij van kas en bankrekening specifiek voor het buurthuis
De beheerder communiceert met het BOL-bestuur over volgende zaken.
- Informeert bestuur 2 keer per jaar over bedrijfsvoering
- Overlegt met penningmeester over financiële zaken
- Houdt BOL-bestuur op de hoogte van vrijwilligersbijeenkomsten
- Bericht BOL-bestuur over nodig onderhoud
- Bespreekt bijzondere operationele gebeurtenissen met bestuur
12. Vrijwilligersverzekering
De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft voor alle vrijwilligers van de gemeente diverse verzekeringen afgesloten. Deze verzekeringen zijn in beheer bij het SWOP.
Iedere vrijwilliger die bij een van de activiteiten in de Oude Leede betrokken is kan aanspraak maken op de verzekeringen van de gemeente.
De gegevens en voorwaarden van deze verzekeringen zijn via de volgende link te vinden:
https://www.swop.nl/professionals-en-organisaties/werken-met-vrijwilligers/
De voorwaarden van de verzekeringen die afgesloten zijn bij Centraal Beheer staan hier:
https://www.centraalbeheer.nl/zakelijk/bedrijfsverzekeringen/vrijwilligersverzekering/voorwaarden
De BOL kan geraadpleegd worden of de betreffende persoon inderdaad als vrijwilligers bij de aangegeven activiteit betrokken was en in welke rol.
De ledenadministrateur kan indien geweest hier een overzicht voor bijhouden.